Conectar Calendly

Calendly es integración nativa: autorizas a Konverda una vez desde Calendly (OAuth) y Konverda se entera de cada reserva y cada cancelación. No hay Zapier de por medio ni ninguna URL que pegar. Funciona con cualquier plan de Calendly, también el gratuito.

La tarjeta está en la app, en Ajustes → Integraciones → Calendly.

Conectar#

Cómo llegan los avisos#

Konverda elige sola la mejor forma que permite tu plan de Calendly y la tarjeta la dice. No es un ajuste.

Tu plan de Calendly	Cómo llegan los avisos
De pago (Standard o superior)	Al instante. Calendly avisa a Konverda en el momento de la reserva o la cancelación.
Gratuito	Cada 5 minutos. Calendly solo envía avisos al instante en un plan de pago; mientras tanto Konverda consulta tus reservas cada 5 minutos, así que no te pierdes ninguna.

• En el plan gratuito, la tarjeta muestra la última consulta, cuándo será la siguiente y cuántas reservas han llegado hoy. Si no hay reservas nuevas durante un rato, Konverda espacia las consultas (hasta cada 30 minutos) y vuelve a cada 5 minutos con la primera reserva que aparece.
• Cuando cambies de plan, los avisos al instante se activan solos: Konverda lo vuelve a intentar cada día. Si tienes prisa, pulsa Reintentar avisos al instante en la tarjeta; no hace falta desconectar.
• En un plan de pago, Konverda además repasa las reservas una vez por hora por si algún aviso se perdió por el camino. No lo verás salvo que encuentre algo: entonces simplemente aparece en la actividad.

Una reserva nunca llega dos veces, la vea Konverda por el camino que la vea.

Qué llega en cada aviso#

Los avisos aparecen en el disparador «Un sistema conectado avisa» con estos nombres, estables, desde el momento de conectar (antes de la primera reserva):

Aviso	Cuándo
calendly · booking.created	Alguien reserva una llamada o cita.
calendly · booking.canceled	Esa persona (o tú) la cancela.

Cada aviso trae: el teléfono que dejó la persona (el del recordatorio por SMS o una pregunta de tipo teléfono del formulario de reserva), su email y su nombre, el nombre del tipo de evento, la hora de inicio y fin, y —en una cancelación— el motivo.

Cómo encuentra Konverda al contacto#

El orden es fijo: primero por el enlace que Konverda le envió; si no, por el teléfono; si no, por el email.

• Por el enlace. Cuando el enlace de reserva sale de un flujo tuyo, lleva una marca invisible que identifica a ese contacto (no es su teléfono ni su email: es un código que solo significa algo dentro de tu cuenta). Calendly te la devuelve con la reserva, así que la persona queda reconocida aunque escriba otro número u otro correo en el formulario de reserva — que es lo que pasa la mitad de las veces. Un código que no sea de tus contactos no se tiene en cuenta: se pasa al teléfono y al email como si no hubiera llegado.
• Por el teléfono y por el email, para las reservas que llegan por su cuenta (alguien entra a tu Calendly desde tu web, no desde WhatsApp). Los dos tienen que existir ya en Contactos.
• Un aviso nunca crea un contacto. Una reserva en Calendly no es un consentimiento de WhatsApp, así que Konverda no inventa a nadie: si nada de lo anterior encaja, la reserva aparece en «Reservas sin contacto» (abajo) y no dispara nada.
• La coincidencia es por espacio de trabajo. Si la cuenta tiene varios espacios vinculados, una persona conocida en dos de ellos se encuentra en los dos.
• Un email repetido en dos contactos del mismo espacio no vale como coincidencia: Konverda prefiere no acertar a acertar a medias.

Reservas sin contacto#

En la tarjeta de Calendly, dentro de Ajustes · Integraciones, aparece la lista de las reservas que llegaron sin que Konverda pudiera reconocer a la persona: su nombre, el email con el que reservó, el tipo de evento y cuándo es. Konverda no vincula por parecido de nombre — eso lo decides tú, porque vincular a quien no es dispara una regla contra la persona equivocada.

Si la reserva no es de nadie de tu lista, «No es un contacto» la oculta: no se crea ni se cambia nada.

La regla que etiqueta#

El uso habitual: cuando alguien reserva, ponerle una etiqueta para que la conversación tome el relevo.

Las reglas y flujos que dispara un aviso siguen las mismas normas que el resto de la plataforma: solo alcanzan a contactos de marketing (ver Opt-in de marketing), y ningún mensaje sale fuera de la ventana de 24 horas sin una plantilla aprobada.

Qué puede hacer un flujo con Calendly#

Los avisos son la mitad; la otra mitad son las acciones: lo que un flujo (o una regla rápida) puede pedirle a Calendly. En el editor de flujos, la paleta tiene un bloque por herramienta: arrastra Calendly al lienzo (o púlsalo) y lo primero que te pregunta el paso es «¿Qué hacer con Calendly?»; debajo aparece lo que esa acción necesita saber. En una regla rápida es igual, en el paso Acción. Si Calendly no está conectado o este espacio de trabajo no está vinculado, el bloque se ve en gris con el motivo y el enlace a Ajustes · Integraciones — nunca desaparece sin explicar por qué.

Acción	Qué hace	Ajustes
Enviar enlace de reserva	Prepara el enlace para reservar y lo deja listo para el mensaje siguiente como {{enlace_reserva}}.	Tipo de evento (la lista viene de tu Calendly; «Actualizar» la vuelve a leer) y, si lo necesitas, Un solo uso.
Ofrecer horas y reservar	Ofrece tus horas libres en una lista de WhatsApp y reserva por el contacto la que elija.	Tipo de evento, hasta cuándo mirar, cuántas horas, qué franja del día, la pregunta, cómo se lee cada hora y qué hacer si no queda ninguna.
Cancelar la reserva	Cancela en Calendly la última reserva activa del contacto que Konverda conoce.	Motivo de la cancelación (lo que Calendly enseña a la persona).
Marcar no presentado	Marca en Calendly que el contacto no se presentó a su última reserva conocida.	Ninguno — Calendly no admite un motivo aquí.

El enlace de reserva, paso a paso#

• «Enviar enlace de reserva» solo tiene sentido dentro de un flujo: el enlace lo envía el mensaje que viene después. En una regla rápida no se ofrece — la regla no tiene un «mensaje siguiente».
• El enlace es siempre el público de ese tipo de evento; lo que lo hace personal es la marca que lleva, no el enlace en sí.
• «Cancelar la reserva» y «Marcar no presentado» actúan sobre la última reserva del contacto que Konverda conoce (la que llegó como aviso y no se ha cancelado). Si no hay ninguna, el paso lo anota y no hace nada más.

Reservar por el contacto desde WhatsApp#

Con Ofrecer horas y reservar, la persona no sale de WhatsApp: Konverda mira tus horas libres, se las enseña en una lista, y en cuanto toca una la reserva por ella. Calendly le manda su correo de confirmación de siempre, y tu mensaje siguiente se lo confirma en el chat.

Lo que conviene saber:

• Konverda reparte las horas entre días distintos. Si pides cinco, no salen las cinco del martes por la mañana: sale una de cada día antes de repetir día.
• Las horas se leen en la hora del contacto, no en la del servidor. Si no sabes en qué zona horaria está, Konverda usa la de España.
• Siempre hay una salida: la última fila de la lista es «Ninguna me va» (puedes cambiarle el texto). Si la toca, o si no quedaba ninguna hora libre, sale el mensaje que hayas escrito en «Si no queda ninguna hora» y el flujo hace lo que digas en «Y después» — lo normal es pasar la conversación a una persona, porque quien pidió hora sigue queriéndola.
• Konverda comprueba la hora otra vez antes de reservar. Entre que le enseña la lista y la toca pueden pasar horas, y ese hueco puede haberlo cogido otra persona. Si eso pasa, le enseña las que quedan una vez más; si vuelve a pasar, sale por la salida de arriba.
• Calendly necesita un email para reservar. Si no lo tienes, Konverda se lo pide una vez, lo comprueba y lo guarda en la ficha del contacto solo si estaba vacía — nunca pisa un email que ya tuvieras.
• La reserva queda registrada una sola vez. Aunque Calendly te avise después de esa misma reserva, tus reglas de «Reserva creada» no se disparan dos veces.
• Esta acción habla con el contacto y espera su respuesta, así que solo existe dentro de un flujo. En una regla rápida se ve en gris con el motivo.

Si Calendly no puede hacerlo#

Cada paso de integración tiene una salida para el caso en que Calendly no esté conectado, rechace la acción o no haya nada sobre lo que actuar. Eliges qué pasa:

• Detener el flujo y pasarlo al equipo (lo que viene elegido): nadie recibe un mensaje a medias; una persona toma la conversación y la ejecución dice por qué se detuvo, con las palabras de Calendly.
• Seguir con el siguiente paso: el flujo continúa; lo que la acción iba a dejar queda vacío (puedes escribir {{enlace_reserva|https://…}} para que en ese caso salga un enlace de reserva).

Un flujo nunca se rompe por una integración: lo que ocurre queda anotado en el historial de la ejecución.

Desconectar y reconectar#

Desconectar revoca la autorización en Calendly y desvincula todos los espacios de trabajo de la cuenta. Las reglas se quedan donde estaban, sin nada que las dispare, hasta que un responsable vuelva a conectar.

Si Calendly deja de aceptar la autorización (alguien la revoca, cambia la contraseña de esa cuenta, caduca), la tarjeta pasa a Desconectada y los responsables reciben un aviso dentro de la app y por email. Reconectar lleva un minuto y no toca las reglas.